Organizarea și arhivarea documentelor fizice sunt necesare pentru menținerea eficienței și accesibilității informațiilor într-o organizație, fie că este vorba despre firme, instituții sau asociații. Procesul de arhivare fizică poate fi împărțit în cinci etape cheie, care ajută la asigurarea securității, confidențialității și ușurinței în regăsirea documentelor, de câte ori este nevoie.
Sortarea și clasificarea documentelor pentru arhivare fizică
Prima dintre etapele arhivării fizice constă în sortarea și clasificarea documentelor. Aceasta implică identificarea tipurilor de documente existente și împărțirea pe categorii, după importanță, conținut sau alte criterii relevante pentru organizație.
Metodele de clasificare a documentelor variază considerabil, în funcție de natura activității și de specificul fiecărei organizații. În general, documentele sunt clasificate după tipul de document, subiect, departament sau persoana responsabilă. Utilizarea unui sistem de indexare ușurează considerabil procesul de sortare și clasificare. Sistemele de indexare descriu fiecare document și locul acestuia în sistemul de arhivare, fie că este alfabetic, numeric sau alfanumeric.
Respectarea reglementărilor legale privind sortarea și clasificarea documentelor reprezintă o obligație pentru organizațiile care administrează arhive fizice. Acest lucru înseamnă urmărirea termenelor de păstrare, protejarea informațiilor confidențiale și asigurarea securității datelor. Încălcarea acestor reguli poate duce la amenzi, procese și pierderea încrederii clienților.
Stabilirea perioadei de arhivare fizică
Fiecare tip de document trebuie să aibă o perioadă de retenție stabilită, conform reglementărilor legale și necesităților organizației. Perioada de arhivare fizică indică cât timp trebuie păstrat un document înainte de a fi eligibil pentru distrugere. Astfel, se asigură gestionarea eficientă a spațiului de stocare și conformitatea legală.
Procesul decizional pentru stabilirea perioadei de arhivare implică mai mulți factori, printre care utilitatea documentelor, costurile de stocare și riscurile asociate cu eliminarea prematură a documentelor. De exemplu, un document care nu mai este util, dar care ocupă spațiu valoros în arhivă, poate fi eliminat. Pe de altă parte, un document care nu are valoare imediată, dar care ar putea fi util în viitor pentru audituri sau litigii, ar trebui păstrat.
Pregătirea și ambalarea documentelor pentru arhivare fizică
După stabilirea clasificării și a perioadei de stocare, documentele trebuie pregătite pentru arhivare. Operațiunile specifice sunt îndepărtarea agrafelor și a altor materiale care pot deteriora documentele pe termen lung, precum și plasarea lor în dosare, cutii sau mape special concepute pentru arhivare, etichetate corespunzător, pentru identificare rapidă.
Documentele deteriorate trebuie reparate înainte de arhivare, pentru a preveni deteriorarea ulterioară. Se utilizează benzi de arhivare sau alte materiale de restaurare, care sunt sigure pentru documente, pe termen lung. Sunt folosite etichete speciale, pentru a marca clar conținutul fiecărui dosar sau cutie, inclusiv datele relevante pentru identificare și regăsire rapidă.
Stocarea documentelor în condiții optime de siguranță și securitate
Trebuie evitată supraîncărcarea cutiilor sau a dosarelor, deoarece poate duce la deteriorarea documentelor. Cutiile vor fi așezate într-un mod care să prevină deformarea și să faciliteze circulația aerului. Documentele vor fi păstrate într-un loc uscat, cu temperatură și umiditate controlate, pentru a minimiza riscul de deteriorare, din cauza mucegaiului sau a umidității excesive.
Se va evita expunerea directă la lumină, în special la lumina solară, care poate decolora hârtia. Se impune implementarea unui sistem de evidență, care să permită urmărirea documentelor arhivate, să faciliteze regăsirea rapidă și să asigure acces doar pentru personalul autorizat. Pentru realizarea unui astfel de sistem, optează pentru servicii de arhivare fizică de la Arhivadia.ro, firmă specializată în gestionarea fondurilor arhivistice de orice complexitate.
Întreținerea și revizuirea periodică a arhivei fizice
Ultima etapă în procesul de arhivare fizică este întreținerea acesteia, prin verificarea periodică a stării documentelor, actualizarea sistemului de clasificare (dacă este necesar) și eliminarea documentelor care au depășit perioada de retenție și nu mai sunt necesare. Astfel, arhiva rămâne organizată, accesibilă și conformă cu reglementările în vigoare.
Frecvența revizuirii depinde de mai mulți factori, inclusiv de natura documentelor, volumul acestora și condițiile de depozitare. Un interval de timp recomandat pentru revizuirea arhivei este de șase luni, dar acesta poate varia, în funcție de nevoile specifice ale fiecărei arhive. Implementarea eficientă a celor cinci etape cheie ajută organizațiile să gestioneze arhivele fizice, prin maximizarea accesibilității și a securității, minimizând în același timp riscurile și costurile asociate cu păstrarea documentelor.
